Vorige week kon u stilstaan bij de vraag hoe u uw tijd besteedde in 2008 en of dat steeds effectief was. Ook gaven wij u tips om 2009 nog dynamischer, effectiever en plezieriger in te richten. Deze keer gaan wij in op de vraag hoe de waan van de dag uw agenda niet hoeft te bepalen.

Lees hoe u met het Eisenhower model in een ommezien bepaalt wat belangrijk is en wat urgent.
Het Eisenhower-model deelt activiteiten in op basis van twee criteria: Belangrijk en Urgent.

Eerste kwadrant: Belangrijk en Urgent
Voorbeelden: spoedklussen, crises/problemen, deadlines

Tweede kwadrant: Belangrijk en Niet Urgent
Voorbeelden: opbouwen en onderhouden van relaties, planning, administratie

Derde kwadrant: Niet belangrijk en Urgent
Voorbeelden: sommige vergaderingen, mailtjes, collega's die binnen lopen

Vierde kwadrant: Niet belangrijk en Niet Urgent
Vorbeelden: tijdverslinders als voortdurend checken van mail, social talk, uitstelgedrag ('eerst 'n kopje koffie')

Wie zijn tijd niet goed beheert, blijft steken in het eerste kwadrant. Druk, druk, druk met dingen die hier-en-nu aandacht vragen: een uitgebreide email die nú de deur uit moet, een plotseling ingelaste vergadering of een ontevreden klant die u onmiddellijk te woord moet staan.

De neiging is groot om aan 'spoedklussen' toe te geven. Heeft u zo'n taak geklaard, dan levert dat namelijk een onmiddellijk gevoel van succes op.

Vaak gaat de ‘SnelSuccesman’ maar even voorbij aan de vraag of die activiteit écht zo spoedeisend was. Want stel je voor dat het een excuus is om het échte werk te laten liggen…..

Organiseer uw werk dan ook zo dat u dat het leeuwendeel ervan valt in het tweede kwadrant. Dat is namelijk het echte werk. Contacten met (nieuwe) klanten, plannen en producten ontwikkelen en ze vermarkten. Spoedklussen horen daar alleen maar thuis wanneer ze daadwerkelijk urgent zijn en u de klus per se zelf moet doen.
Niet alle activiteiten in kwadrant II zijn trouwens even belangrijk. Sommige klussen hebben een stip-notering, bijvoorbeeld omdat ze bijdragen aan het voortbestaan van uw bedrijf. Andere werkzaamheden, zoals administratie of officemanagement zijn ook belangrijk maar niet voldoende om er dagelijks mee bezig te zijn. Daarvoor reserveert u een vast tijdstip per week of maand

En de activiteiten die niet belangrijk zijn? De kwadranten III en IV?
Zaken die niet belangrijk zijn maar wel urgent ogen, bekijkt u kritisch. Stel daarbij de vragen als:
- Is het echt nodig dat ik bij die spoedvergadering bent?
- Moet ik die vraag van mijn collega echt vandaag beantwoorden?

Zo ja dan is de klus een ‘spoedklus’. En anders gaat u op zoek naar alternatieven, zoals delegeren of afspreken wanneer u de klus wel uitvoert, etc.

Wat doet een drukbezet iemand met activiteiten die én niet belangrijk én niet urgent zijn?
Juist: schrappen! Waarom zou u uw tijd verdoen met zinloze taken waar niemand op wacht? Zo nu en dan toegeven aan de verleiding om te freewheelen is natuurlijk prima. Een mens is immers geen robot. Wel adviseren wij u bewust te freewheelen. Dan kun u uw activiteiten ook meteen weer bijstellen.

Veel succes met het maken en uitvoeren van uw weekplan en nog belangrijker het bewust toepassen van de inhoudelijke tips.

De blogtekst “Zelfkennis: de basis voor het managen van je zakelijke- en privé tijd” hebben wij van De Vries advies & training www.devries-adviesentraining.com ontwikkeld in deskundig overleg met Grietje Oosting, trainer/coach van www.compassie-coaching.nl.
Rein Bouwer van www.taalhelder.nl heeft de inhoudelijk tekst helder vertaald naar deze webtekst.